KSeF wyświetli nam faktury, których nie zamawialiśmy! - Konfederacja

KSeF wyświetli nam faktury, których nie zamawialiśmy!

Bartłomiej Pejo, poseł na Sejm

Faktury przychodzące do KSeF [Krajowy System e-Faktur], nie tylko do małych, średnich i dużych firm, ale także do instytucji rządowych, samorządowych czy organizacji pożytku publicznego, nie mają możliwości adnotacji w tym systemie. Ktoś może błędnie wystawić fakturę na nasz podmiot, a my możemy ją błędnie ująć w swoich księgach, tylko dlatego, że pojawiła się w KSeF.

Brakuje jakiejkolwiek weryfikacji, możliwości dopisania notatki, tagu, czy decyzji, czy fakturę księgować, czy ujmować, a także czy jest to koszt, magazyn, czy koszt bezpośrednio związany z daną usługą lub sektorem przedsiębiorstwa. System KSeF, obowiązkowy do odbierania faktur od 1 lutego 2026 r., może w praktyce oznaczać sporo zamieszania.

Skutki mogą odczuć szczególnie podmioty korzystające z automatycznych systemów przekazywania dokumentów, ale także w przypadku zwykłych przeoczeń, zwłaszcza gdy faktur pojawi się dużo. Jeśli dodatkowo faktura ma krótki termin płatności, a systemy automatycznie ją pobiorą i przekażą do płatności, ryzyko jeszcze rośnie. Możliwe jest też przypadkowe zaksięgowanie faktur niezgodnych z profilem działalności. Odpowiedzialność w takich sytuacjach nie będzie po stronie systemu ani administracji, lecz po stronie przedsiębiorcy.

Jak można ograniczyć ryzyko?

Warto ustalić z księgowymi i pracownikami, które faktury są ujmowane w księgach i w jaki sposób, co może wymagać aktualizacji procedur wewnętrznych.

Dobrze jest sprawdzić, czy używane systemy księgowe i obiegi dokumentów pozwalają na odrzucanie niezaakceptowanych faktur lub na wprowadzenie reguł typu: jeśli kontrahent nie jest w bazie, wymagana jest ręczna akceptacja; jeśli towar lub usługa nie występują w słowniku, wymagana jest ręczna akceptacja.

W niektórych przypadkach konieczna może być zmiana programów do księgowości, CRM lub systemów obiegu dokumentów.

Pomocne może być także korzystanie z opcji ukrywania faktur w KSeF przed pobraniem oraz zgłaszanie nieprawidłowych dokumentów do MF.

Skomentuj

Privacy Overview

This website uses cookies so that we can provide you with the best user experience possible. Cookie information is stored in your browser and performs functions such as recognising you when you return to our website and helping our team to understand which sections of the website you find most interesting and useful.