KSeF wyświetli nam faktury, których nie zamawialiśmy!

Bartłomiej Pejo, poseł na Sejm

Faktury przychodzące do KSeF [Krajowy System e-Faktur], nie tylko do małych, średnich i dużych firm, ale także do instytucji rządowych, samorządowych czy organizacji pożytku publicznego, nie mają możliwości adnotacji w tym systemie. Ktoś może błędnie wystawić fakturę na nasz podmiot, a my możemy ją błędnie ująć w swoich księgach, tylko dlatego, że pojawiła się w KSeF.

Brakuje jakiejkolwiek weryfikacji, możliwości dopisania notatki, tagu, czy decyzji, czy fakturę księgować, czy ujmować, a także czy jest to koszt, magazyn, czy koszt bezpośrednio związany z daną usługą lub sektorem przedsiębiorstwa. System KSeF, obowiązkowy do odbierania faktur od 1 lutego 2026 r., może w praktyce oznaczać sporo zamieszania.

Skutki mogą odczuć szczególnie podmioty korzystające z automatycznych systemów przekazywania dokumentów, ale także w przypadku zwykłych przeoczeń, zwłaszcza gdy faktur pojawi się dużo. Jeśli dodatkowo faktura ma krótki termin płatności, a systemy automatycznie ją pobiorą i przekażą do płatności, ryzyko jeszcze rośnie. Możliwe jest też przypadkowe zaksięgowanie faktur niezgodnych z profilem działalności. Odpowiedzialność w takich sytuacjach nie będzie po stronie systemu ani administracji, lecz po stronie przedsiębiorcy.

Jak można ograniczyć ryzyko?

Warto ustalić z księgowymi i pracownikami, które faktury są ujmowane w księgach i w jaki sposób, co może wymagać aktualizacji procedur wewnętrznych.

Dobrze jest sprawdzić, czy używane systemy księgowe i obiegi dokumentów pozwalają na odrzucanie niezaakceptowanych faktur lub na wprowadzenie reguł typu: jeśli kontrahent nie jest w bazie, wymagana jest ręczna akceptacja; jeśli towar lub usługa nie występują w słowniku, wymagana jest ręczna akceptacja.

W niektórych przypadkach konieczna może być zmiana programów do księgowości, CRM lub systemów obiegu dokumentów.

Pomocne może być także korzystanie z opcji ukrywania faktur w KSeF przed pobraniem oraz zgłaszanie nieprawidłowych dokumentów do MF.